Der Wecker klingelt, der Kopf dröhnt, und in einer Stunde beginnt die Arbeit: Eine kurze E-Mail mit Krankmeldung reicht meist, wenn sie rechtzeitig bei der zuständigen Stelle ankommt. Bei der voraussichtlichen Dauer und dem ärztlichen Nachweis gelten jedoch Bedingungen, die viele Mustertexte auslassen.
Die Krankmeldung muss schnell ankommen und die Dauer nennen
- Betreff: „Krankmeldung ab [Datum]“ macht den Zweck sofort klar.
- Inhalt: Nenne den ersten Krankheitstag und die voraussichtliche Dauer oder kündige ein Update an.
- Keine Diagnose: Der Arbeitgeber braucht grundsätzlich keine Angaben zur konkreten Erkrankung.
- eAU: Die Arztpraxis übermittelt sie in den meisten Fällen digital, die Krankmeldung an den Arbeitgeber bleibt deine Aufgabe.
Mit dieser Vorlage meldest du dich knapp und verständlich krank
Wenn du vor dem Bildschirm sitzt und gerade kaum einen klaren Satz zusammenbekommst, hilft ein schlichtes Muster. Ich würde die Nachricht auf das beschränken, was die Personalplanung braucht: wer ausfällt, ab wann und wie lange voraussichtlich.
Betreff: Krankmeldung ab [Datum]
Guten Morgen Frau/Herr [Name],
ich bin heute, am [Datum], arbeitsunfähig und kann nicht zur Arbeit kommen. Voraussichtlich falle ich bis einschließlich [Datum] aus. Sollte sich die Dauer ändern, melde ich mich umgehend.
Freundliche Grüße
[Vorname Nachname]
Steht die Dauer noch nicht fest, schreib das offen: „Wie lange ich ausfalle, kann ich derzeit noch nicht einschätzen. Ich melde mich nach der ärztlichen Abklärung mit einem Update.“ Ein ehrlicher Zwischenstand ist hilfreicher als ein geratenes Rückkehrdatum.
Bei einem unklaren Enddatum zählt der nächste verlässliche Zwischenstand
Eine Krankmeldung braucht keine perfekte Prognose. Nach § 5 Entgeltfortzahlungsgesetz musst du deinem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit und ihre voraussichtliche Dauer unverzüglich mitteilen. Wenn du zunächst nur einen Tag abschätzen kannst, nenne diesen Stand und aktualisiere die Meldung, sobald du mehr weißt.
Ein Beispiel macht die Frist leichter greifbar: Bist du ab Freitag arbeitsunfähig und dauert das über das Wochenende bis in die folgende Woche, zählen Samstag und Sonntag zu den drei Kalendertagen. Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage, muss sie spätestens am darauffolgenden Arbeitstag ärztlich festgestellt sein. Der Arbeitgeber darf den Nachweis außerdem schon früher verlangen, auch ab dem ersten Krankheitstag.
Für gesetzlich Versicherte heißt „Nachweis“ im Regelfall, dass die Arztpraxis die eAU an die Krankenkasse übermittelt und der Arbeitgeber sie dort abruft. Die Frist für die ärztliche Feststellung bleibt trotzdem bestehen. Die digitale Übermittlung ersetzt also nicht den Arzttermin und auch nicht deine erste Nachricht.
Eine E-Mail ist nur dann sinnvoll, wenn sie den richtigen Kanal erreicht
Eine abgeschickte Mail in einem überfüllten Postfach hilft wenig, wenn die Schicht gleich beginnt. Entscheidend ist, welche Meldewege dein Betrieb vorgibt und ob die zuständige Person die Nachricht rechtzeitig erhält. Ich würde bei einem unmittelbar bevorstehenden Dienst kurz anrufen und die E-Mail anschließend als schriftliche Dokumentation senden.
| Situation | Mögliche Folge | Was du tun kannst |
|---|---|---|
| Im Betrieb ist eine bestimmte Meldestelle oder ein Anruf vorgeschrieben. | Eine Mail an eine andere Adresse kann übersehen werden oder den internen Ablauf verfehlen. | Nutze den vorgesehenen Kanal und informiere zusätzlich die direkte Ansprechperson, falls es eilig ist. |
| Die Schicht beginnt bald und du erreichst niemanden telefonisch. | Die Nachricht kann ungelesen bleiben. | Sende die Mail an die vorgesehene Stelle und versuche, eine zuständige Person direkt zu erreichen. |
| Du weißt noch nicht, wie lange du ausfällst. | Ein geratenes Enddatum kann die Planung erschweren. | Nenne den aktuellen Stand und kündige an, wann du die Dauer nachreichst. |
Eine Lesebestätigung ist kein sicherer Beleg dafür, dass die richtige Person rechtzeitig informiert wurde. Bewahre die gesendete Nachricht auf und halte dich bei Unsicherheit an die betriebliche Regelung für Krankmeldungen.
Die eAU spart Papier, aber nicht die Krankmeldung
Seit der Umstellung auf die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung musst du den Nachweis als gesetzlich versicherte beschäftigte Person meist nicht selbst an den Arbeitgeber schicken. Die Praxis meldet die eAU an die Krankenkasse; der Arbeitgeber ruft die benötigten Angaben dort ab. Du musst ihn trotzdem selbst informieren, auch damit der Abruf für den Zeitraum möglich ist.
Die Diagnose wird dem Arbeitgeber bei diesem Abruf nicht übermittelt. Für die Krankmeldung genügt daher „Ich bin arbeitsunfähig“; Details zu Beschwerden oder Behandlung gehören normalerweise nicht in die E-Mail. Laut gesund.bund.de bleiben Beginn und voraussichtliche Dauer der Arbeitsunfähigkeit für die Meldung relevant, während die Diagnose beim Arbeitgeber nicht erscheint.
Bei Papiernachweis oder technischer Störung brauchst du einen zweiten Schritt
Die digitale Regel gilt nicht in jeder Konstellation. Bei privat Versicherten, einer Krankschreibung aus dem Ausland oder der Erkrankung eines Kindes kann weiterhin ein Papiernachweis nötig sein. Auch eine technische Störung bei der Übermittlung kann dazu führen, dass du eine Bescheinigung selbst weiterleiten musst.
Wenn der Arbeitgeber die eAU nicht findet, schicke nicht vorschnell Unterlagen mit Diagnose. Prüfe zuerst, ob die Praxis die eAU übermittelt hat, und frage nach, welche Information fehlt. Bei einem Papiernachweis reicht die für den Arbeitgeber bestimmte Ausfertigung; die eigene Ausfertigung mit Diagnose bleibt bei dir.
Dieser Text informiert allgemein über die Krankmeldung im Arbeitsverhältnis und ersetzt keine Beratung durch eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt. Wenn dein Betrieb abweichende Meldewege vorgibt, eine Abmahnung droht oder unklar ist, welcher Nachweis in deinem Fall gilt, lass die konkrete Situation arbeitsrechtlich prüfen.
Eine gute Krankmeldung lässt die nächste Frage offen, nicht den Arbeitgeber
Für die erste Nachricht reichen Beginn, voraussichtliche Dauer und ein erreichbarer Meldeweg. Sobald die Arztpraxis den Zeitraum festgestellt hat, kannst du die Prognose aktualisieren. So bleibt die E-Mail kurz, und die Planung im Team hängt nicht an einer unklaren Rückkehrangabe.
